Para visualizar El vídeo Introdución a KnowledgeTree – Sistema de Gestión Documental

KnowledgeTree es un  extraordinario Sistema de gestión electrónica de documentos, existen dos versiones de esta aplicación una licencia privativa y otra versión de Código Abierto con licencia GNU/GPL.

KnowledgeTree cuenta con un poderoso editor de flujos de trabajo y de metadatos lo que facilita la trazabilidad, organización y clasificación de los documentos que pueden estar en mas de 25 formatos de archivos electronicos/digitales.

Su principal ventaja sobre otros sistemas similares es su indexador de documentos nativo, que busca en texto completo los diferentes contenidos dentro de los documentos.

Los principales módulos y funcionalidades del sistema son:

• Administración
• Búsqueda e indexación
• Control de acceso
• Control de Metadatos
• Auditoría
• Importación de conteidos
• Publicación
• Escritorio de usuario
• Integración con Microsoft® Office®  y OpenOffice

KnowledgeTree Fue concebido desde la optica del trabajo colaborativo por lo que existen múltiples aplicaciónes al implementar esta plataforma, documentación de procesos para certificaciones de calidad ISO 9001-2008 y,  apoyar la Gestión del conocimiento a través de estrategias de trabajo colaborativo y colectivo.

Su arquitectura abierta y la documentación existente han permitido que se desarrollen integraciones entre aplicaciones como ProcessMaker, SugarCRM, Drupal, Joomla, OrangeHRM, entre otros sistemas.

KnowledgeTree cumple con las normas y estándares de gestión documental:

• ISO 15489: Information and Documentation — Records Management
• ISO 23081  Records Management Processes – Metadata for Records
• ISO 27001 Information Security Management

Para mayor información visite nuestro Website

• Gestión Documental
• Gestión de bibiotecas digitales
• Gestión del Conocimiento
• Gestión técnológica

Es importante aclarar que en Radar Información y Conocimiento
consideramos que para generar una cultura orientada al conocimiento es necesario transformar la cultura organizacional, es decir, una es el medio para llegar a la otra. Adicionalmente es resaltamos  que estos procesos son constantes, ciclicos permanentes, no repetitivos pues cada vez deben enfocarse en diferentes aspectos empresariales.

Por A Liberal’s Blog   

La cultura organizacional es la médula de la organización que está presente en todas las funciones y acciones que realizan todos sus miembros. Es difícil evaluar la cultura de manera objetiva porque ésta se asienta sobre las suposiciones compartidas de los sujetos y se expresa a través del lenguaje, normas, historias y tradiciones de sus líderes.

El éxito de los proyectos de transformación depende del talento y de la aptitud de la gerencia para cambiar la cultura de la organización de acuerdo a las exigencias del entorno.

Deal y Kennedy ven a la cultura organizacional como “la conducta convencional de una sociedad que comparte una serie de valores y creencias particulares y éstos a su vez influyen en todas sus acciones”. Por lo tanto, la cultura por ser aprendida, evoluciona con nuevas experiencias, y puede ser cambiada si llega a entenderse la dinámica del proceso de aprendizaje.

La originalidad de una persona se expresa a través del comportamiento y, la individualidad de las organizaciones puede expresarse en términos de la cultura. Hay prácticas dentro de la organización que reflejan que la cultura es aprendida y, por lo tanto, deben crearse culturas con espíritu de un aprendizaje continuo.

Con respecto a los elementos integrantes de la cultura organizativa Schein distingue 3 niveles:

• Nivel 1: Se refiere al proceso de producción. Es el más visible e incluye el espacio físico, capacidad tecnológica, lenguaje, conducta observada en los miembros de una organización, producciones artísticas. En general, se compone de todos aquellos elementos que pueden captarse con nuestros sentidos.
• Nivel 2: Define los valores, es decir, los que la organización y sus miembros piensan que deben ser, en función de lo cual actúan de una u otra manera.
• Nivel 3: Está formado por una serie de presunciones básicas, invisibles y preconscientes que se dan por sentadas, son cuestiones indiscutibles y asimiladas por el personal, que piensa que determinadas cosas son así porque no pueden ser de otro modo.

Toda organización trata de vender su imagen y de transmitirla al exterior, para ello, se valen de los siguientes elementos:

• Logotipos: Para transmitir sensaciones de dinamismo o estabilidad, mediante el uso de imágenes, movimientos, colores, etcétera.
• Slogans: Mediante el uso del lenguaje la empresa puede decir mucho sobre ella.
• La distribución del espacio en los edificios: Su decoración y mobiliario, pueden transmitir la ideología de una institución, si es conservadora o no, moderna, tradicional, etcétera.

La cultura no sólo incluye valores, actitudes y comportamientos, sino también la visión, las estrategias y las acciones, que en conjunto funcionan como sistema dinámico.

Una serie de elementos básicos distinguen la cultura corporativa tradicional en contraposición a los que son necesarios incentivar en la cultura orientada al conocimiento, patrones que responden a exigencias totalmente diferentes y que potencian la introducción de nuevas filosofías o enfoques de trabajo en beneficio de la organización, la productividad, innovación y la competitividad.

La cultura organizacional puede definirse mediante una serie de funciones como la tipología que se muestra a continuación, desarrollada por Enrique Javier Díez Gutiérrez:

• Función epistemológica: La cultura funciona como un mecanismo epistemológico para estructurar el estudio de la organización como fenómeno social. Se convierte en una vía para la comprensión de la vida organizativa.
• Adaptativa: Para lograr una comprensión común sobre su problema de supervivencia vital, del que se deriva su más esencial sentido sobre su misión central o “razón de ser”.
• Legitimadora: Justifica el sentido y valor de la organización. Refuerza la orientación y la finalidad de esta, confiriendo inteligibilidad y sentido al comportamiento y al trabajo de los miembros de la organización, proporcionándoles una base sólida para visualizar su propio comportamiento como algo inteligible y con sentido.
• Instrumental: Es el instrumento ideal para conseguir la gestión eficaz de una organización a través de una manipulación más sutil que las técnicas jerárquicas de las teorías de la racionalidad eficientista. Es posible reconvertirlo hacia una mayor eficiencia por implicación de los miembros de la organización a través de la negociación y el consenso sobre los objetivos, metas, medios e instrumentos a utilizar por la organización.
• Reguladora (controladora): La cultura se convierte en guía informal de comportamiento, lo que permitirá aminorar la ambigüedad en la conducta de los miembros de la organización al crear un entorno estable y predecible, indicándoles lo importante y cómo se hacen las cosas.
• Motivadora: Los valores compartidos generan cooperación, motivan al personal, facilitan el compromiso con metas relevantes, facilitan el compromiso con algo mayor que los intereses propios del individuo.
• Simbólica: Representación de la vida social de un grupo. Compendia, resume, y expresa los valores o ideales sociales y las creencias que comparten los miembros de la organización.

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Fuente: Aliberal’s blog
Imagen: Organisational culture

Fantastico!!

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RESEÑA

Este documento plantea una completa metodología de trabajo y desarrollo para lograr incorporar la Gestión del Conocimiento al interior de las entidades públicas, permitiendo una transformación de la cultura del los funcionarios públicos y las entidades, hace interesantes sugerencias sobre las transformaciones en la política pública a nivel educativo y formula estrategias para cumplir con los objetivos propuestos.

ANTECEDENTES Y CONDICIOINES BÁSICAS

• El cambio del modelo fordista a una organización más flexible, los cambios internos en las empresas japonesas y sus resultados en la competitividad internacional,
• La aparición de los distritos industriales en el norte italiano
• La consolidación del mercado internacional de capitales
• Las innovaciones en materia de tecnologías sobre la gestión de la información y de las comunicaciones
• La consolidación viejos bloques económicos y la formación de nuevas áreas de integración económica,

ECONOMÍA BASADA EN LA INFORMACIÓN – EBI

La “Sociedad de la Información”, tiene su eje central en el manejo y difusión de la información y las comunicaciones. Se organiza sobre la base “del uso generalizado de información a bajo costo, del almacenamiento de datos y de las tecnologías de la transmisión”

Principales características de la EBI

1. La Globalización de los mercados
2. El Conocimiento como eje de los cambios
3. La Innovación y su velocidad para implementar cambios
4. La Digitalización
5. La Virtualización
6. La Convergencia entre la informática, las comunicaciones y la información
7. La Conectividad
8. La asimilación del trabajo de personas y organizaciones a “sistemas neuronales” y a la combinación de elementos sistémicos (holística).
9. El “tiempo real” o la inmediatez con que se llevan a cabo las relaciones entre las redes

10.  La desintermediación que disminuye la brecha entre productores y consumidores.

Se observa que estos procesos pasan por tres fases de la gestión del conocimiento:

• una inicial donde se detecta el inventario del conocimiento y se organiza el capital social,
• una segunda fase donde se formaliza la función de Gestión del Conocimiento dentro de los sistemas, especialmente en la gestión de los contenidos de conocimiento almacenados
• finalmente en una tercera fase, se tiende a crear y a fortalecer organizaciones inteligentes o basadas en el aprendizaje.

ECONOMÍA BASADA EN EL CONOCIMIENTO Y EL APRENDIZAJE – EBCA

Se centran en la capacidad de innovar y crear valor más rápido en base al conocimiento y a su rápida actualización en diversos ámbitos por medio del aprendizaje (lugar de trabajo, laboratorios, centros de investigación, las aulas, etc.). Las estrategias de desarrollo a largo plazo visualizan al conocimiento como factor estratégico, por ello la resolución de problemas y las tomas de decisiones.

Principales características de la EBCA

Más que contar con conocimientos o productos de innovación tecnológica, lo importante es poseer competencias claves como la capacidad de aprender, de incorporar conocimiento nuevo y de dar nuevas respuestas, por ello algunos autores la han llamado la “Sociedad del Aprendizaje del Conocimiento Social”

Mientras que en los centros de Investigación y Desarrollo, los laboratorios, las áreas de I&D de las empresas multinacionales y transnacionales, se construye un conocimiento científico y técnico que va a circular en los otros sistemas, también se produce conocimiento en los procesos de trabajo de los diversos ámbitos de una sociedad. Esto genera la necesidad de fortalecimiento institucional para la administración de la generación de conocimiento nuevo en los procesos de trabajo.

BASES DEL MODELO

Diversos autores han descrito las bases sobre las cuales se forma una Economía basada en el Conocimiento, como es el caso de Stiglitz para quien el conocimiento y su gestión tienen como objetivos desarrollar sinergias dentro del sistema, y la dinámica en una EBCA se manifiesta a través de cuatro aspectos fundamentales como:

• Importancia del conocimiento como factor de crecimiento y de progreso, en donde la educación es el proceso clave siempre y cuando esté orientada al desarrollo del “aprender a aprender”.
• Desarrollo de procesos de apropiación social del conocimiento, en donde la sociedad, los individuos u organizaciones se apropian del conocimiento que se convierte en un “bien público”, que al acumularse e interrelacionarse permiten a las instituciones, organizaciones públicas o privadas, responder a las oportunidades y desafíos que el entorno les ofrece.
• La capacidad de generar procesos dinámicos de aprendizaje social como elemento clave para crear o fortalecer competencias en las personas, comunidades o regiones que les permite saber actuar sobre el contexto de manera exitosa.
• La Gestión Estratégica del Conocimiento por medio de un pensamiento estratégico y prospectivo en que tenga por objetivo orientar los esfuerzos en el proceso de generación del conocimiento y del cambio social y organizacional para desencadenar procesos sustentables de desarrollo.

ESTRATÉGIA DE DESARROLLO

El Instituto del Banco Mundial (World Bank Institute – WBI), en sus estudios en diversos países asiáticos, ha sistematizado en cuatro pilares las bases de una estrategia de implementación de una EBCA

1. Un régimen económico e institucional que procure incentivos al uso eficiente del conocimiento existente, a la generación de nuevos conocimientos y emprendimientos.
2. Una población educada y competente que pueda crear y usar el conocimiento de forma efectiva. Se forma en los distintos contextos la “capacity building”, o capacidad para responder y construir.
3. Una infraestructura dinámica de la información y el uso del conocimiento que facilite la comunicación efectiva, la difusión y el procesamiento de la información.
4. Un sistema eficiente de innovación compuesto por una red entre empresas, centros de investigación, universidades, consultoras y otras organizaciones que pueden aumentar el stock de conocimiento global, asimilar y adaptarlo a las necesidades locales, así como crear tecnologías y conocimiento nuevos que permita su difusión y uso general.
5. Los actores involucrados en estas estrategias serían: el sector público, las organizaciones de educación superior, las instituciones de formación de técnicos y trabajadores calificados, los centros de investigación, el sector productivo, las organizaciones no gubernamentales y principalmente los ciudadanos.

Para descargar el Documento completo

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Tras leer este documento veo una inmensa oportunidad de trabajo con el sector público y a la vez la necesidad de que las políticas públicas de planeación y prospectiva estén alineadas con estos objetivos.

También surgen interrogantes ¿En que Ecnonomía estamos?, ¿en la economía de la Información o en la del conocimiento? ¿Las políticas públicas están alineadas con alguna meta que nos conduzca a la implementación de estos modelos?

El reto más importante de los próximos gobiernos es lograr que las entidades públicas sean vistas como entes productivos, innovadores y generadores de conocimiento. Esa es la principal transformación cultural que debe realizar la sociedad sobre lo público.

Resumen:
En el presente artículo se propone un acercamiento conceptual a los diagramas en el proceso de creación de arquitecturas de información. Se muestran algunas formas de hacer diagramas, tipos de diagramas existentes y posibles herramientas para su elaboración. El autor también propone su propia forma para la elaboración de diagramas.

Introducción

El primer paso en el diseño de objetos o procesos es la representación mediante diagramas de su estructura, funcionamiento y comportamiento, concretando así las primeras ideas abstractas. En el caso de productos interactivos con interfaz, como por ejemplo los sitios web, esta interfaz también es objeto de diagramación, especificando cuál será la organización y estructuración visual de los diferentes elementos.

Los diagramas se deben realizar a partir de la información recogida durante las etapas de investigación de la audiencia, en las que se estudia a los usuarios con el objetivo de crear un producto que satisfaga sus necesidades.

En qué consiste la diagramación

La diagramación, a la cual nos referimos, consiste en la representación de los contenidos que tendrá un producto digital, y las relaciones entre dichos contenidos.

Desde sus orígenes los seres humanos representaron escenas de caza, danzas rituales y otros aspectos de su vida. La representación forma parte de la naturaleza cognitiva humana, y es lógico que el hombre, en su devenir histórico, haya usado esta capacidad para plasmar en algún soporte, ideas concebidas mentalmente.

La representación se ha usado desde los comienzos del diseño de software, en forma de organigramas, diagramas de flujo de datos, árboles de decisión, etc. Al evolucionar las interfaces gráficas de usuario, las labores de representación se ampliaron con los llamados guiones de navegación y guiones de interacción, los cuales consistían en diagramas que representaban el funcionamiento de los productos electrónicos que se generaban en ese momento.

La evolución de los productos digitales, unida al crecimiento geométrico de la información que soportan, ha originado la necesidad de ampliar estas formas de representación con otras nuevas, o de enriquecer las existentes. Es por esto que se ha generalizado el uso de los esquemas de representación entre arquitectos de información, enfocados a los aspectos organizativos y representativos de la información.

Hay que señalar que durante el proceso de Arquitectura de Información se usan otras formas de representación, con diferentes objetivos. Por ejemplo, en la aplicación de la técnica de Card Sorting se pueden generar dendogramas y gráficos de escalamiento multidimensional; otro ejemplo serían las representaciones de las estructuras mentales de los usuarios tras una tormenta de ideas (brainstorming); o los organigramas de la empresa por la cual se crea el producto digital.

Los diagramas a los que se refiere este artículo son los que se usan en arquitectura de información para proponer cómo será el producto final. Esencialmente se refieren a la organización de los contenidos del producto, al funcionamiento básico del mismo, y la ubicación que tendrán estos contenidos en la interfaz.

Los autores angloparlantes, pioneros en los temas del diseño y representación del software, dividen estos diagramas en 2 tipos:

• Blueprints
• Wireframes

Como sustituto del término Blueprint a veces se usa el de Architecture Map, que significa Mapa de Arquitectura.

También como término similar a wireframe se usan otros términos como mockup y prototype (maqueta y prototipo). (Rosenfeld & Morville, Wodtke, Snyder)

El primer grupo de diagramas (blueprints), tiene como objetivo representar “las principales áreas de organización y rotulado” (Rosenfeld & Morville), y están enfocados a los aspectos estructurales y de funcionamiento del producto. Generalmente se representan con textos, cajas y flechas.

Estos planos o blueprints parten de lo general a lo particular, de lo abstracto a lo concreto. Su función es explicitar iterativamente las decisiones de diseño, con el objetivo de comunicar dichas decisiones al resto de miembros del equipo de desarrollo, o al cliente final.

Christina Wodtke conceptualiza los Blueprint como: “Un plano de diseño es justamente una buena idea llevada a la realidad a través de la escritura”.

El segundo grupo de diagramas (wireframe, mockup o prototype) tienen el objetivo de “mostrar el contenido de las páginas” (Rosenfeld & Morville), concretando los elementos que se plantearon en los primeros planos (blueprints) y ubicándolos en las páginas o pantallas del producto final.

Este segundo grupo de diagramas están comprendidos como prototipos de baja fidelidad, ya que se realizan en “blanco y negro” y no muestran el diseño gráfico del producto ni la funcionalidad de sus códigos de programación.

Los niveles de prototipos son:

• Prototipos de baja fidelidad o estáticos (wireframes, mockup)
• Prototipos de fidelidad intermedia (diseño gráfico)
• Prototipos de alta fidelidad o dinámicos (Web, HTML)

Figura 1: Representación de la diagramación

Estos tipos de diagramas se realizan también de forma iterativa con el usuario y demás miembros del equipo de desarrollo.

Aunque para la realización de estos diagramas existen aplicaciones software especializadas, también es posible realizarlos en papel (paper prototype).

Figura 2: Fotografía de realización de diagramas manuscritos.

Software para hacer diagramas

Existen diferentes aplicaciones software que se utilizan para la confección de diagramas. Para una mejor comprensión de los mismos se han clasificado en 2 grupos: los que originalmente fueron ideados para hacer diagramas, y los que originalmente no fueron pensados para diagramación, pero que también pueden usarse con este objetivo ya que son poderosas herramientas de diseño gráfico.

Algunas aplicaciones software que fueron ideadas para hacer diagramas:

• SmartDraw (http://www.smartdraw.com)
• Microsoft Visio (http://www.microsoft.com)
• iGrafx Flowcharter (http://www.igrafx.de)
• DENIM & Silk. (http://guir.berkeley.edu/projects/denim/)
• Mindmanager (http://www.mindjet.com)
• Freemind (http://freemind.sourceforge.net/)
• OmniGraffle (OSX) (http://www.omnigroup.com)

Aplicaciones software que no fueron ideadas específicamente para hacer diagramas:

• Corel Draw (http://www.corel.com)
• Adobe [antes Macromedia] Freehand (http://www.adobe.com)
• Adobe Illustrator (http://www.adobe.com)

Sistemas de diagramación en la AI

Una notación muy usada por arquitectos de información y diseñadores de interacción para hacer la diagramación de sitios web es la propuesta por Jesse James Garret (http://www.jjg.net), y que consiste, según el propio autor, en un “vocabulario visual para describir arquitectura de información y diseño de interacción” (Garret, trad. Velasco. 2002). El sistema de diagramación está compuesto de símbolos geométricos, flechas y líneas.

El vocabulario visual de Garret es muy útil para representar tanto el diseño de interacción, como la estructura conceptual y organizativa del contenido. (Garret, trad. Velasco. 2002).

Esta notación gráfica está concebida para realizar un diseño de lo general a lo concreto, ya que sigue el principio de la simplificación de representación a partir de cajas (boxes) y flechas (arrows). Este principio es el que le facilita a cualquier diseñador comunicar arquitecturas de información de forma fácilmente comprensible.

A visual vocabulary for describing information architecture and interaction design.
http://www.jjg.net/ia/visvocab/

Otra propuesta es la de Bill Scout, especialista de diseño de interacción de la empresa Yahoo!. Este vocabulario es muy completo, por la variedad de símbolos que ofrece.

Storyboarding rich internet applications with Visio.
http://www.boxesandarrows.com/view/storyboarding_rich_internet_applications_with_visio

YAHOO!
http://billsportfolio.com

Looks Good Works Well: Visio Wireframe Toolkit for Download
http://looksgoodworkswell.blogspot.com/2005/11/visio-wireframe-toolkit-for-download.html

Por otro lado Dan Brown propone otro vocabulario muy útil para la distribución de los elementos dentro de las pantallas.
http://www.greenonions.com

Where the Wireframes Are: Special Deliverable #3.
http://www.boxesandarrows.com/view/where_the_wireframes_are_special_deliverable_3

Garrett Dimon creó basándose en la propuesta de Dan Brown una serie de iconos para el proceso de diagramación:
http://v1.garrettdimon.com/resources/templates-stencils-for-visio-omnigraffle

La propuesta de Nick Finck también es diversa y útil en la confección de diagramas para sitios web.
http://www.nickfinck.com/stencils.html

Peter Van Dijk’s es autor de otra propuesta que se puede encontrar en:
http://iabook.com/template.htm

Joaquín Márquez Correa propone una serie de gráficos en Visio para la realización de diagramas:
http://www.jmarquez.com/documentos/jmarquez%20wireframe%20shapes.zip

El Instituto de AI agrupa varias herramientas para diagramar y hacer arquitectura de información en general. Contiene propuestas para el software Omnigraffle, Ilustrador y Visio.
http://iainstitute.org/en/learn/tools.php

Un propuesta propia

A partir de la experiencia del autor, se propone un sistema de diagramación con una notación que va de lo general a lo concreto, conformada por figuras ampliamente utilizadas por los creadores de productos digitales desde tiempos pasados.

Se proponen tres tipos de diagramas de acuerdo a las funciones principales que cumple un arquitecto de información en el diseño de un producto digital:

1. Diagramas de organización. (planos – blueprints)
2. Diagramas de funcionamiento. (planos avanzados – blueprints)
3. Diagramas de presentación. (maquetas – wireframes)

Esta clasificación no significa que estos diagramas sean excluyentes. Debe existir una interrelación entre los mismos, de manera que cada diagrama creado complemente al anterior, y se convierta en apoyo de los siguientes. Igualmente la división por grupos de estos diagramas no significa que haya que hacer rígidamente tres.

Además, esta propuesta no excluye a ningún otro modelo de diagramación. Perfectamente podría complementarse con el vocabulario visual de Garret, con la propuesta de Dan Brown, o cualquier otro modelo de los anteriormente mostrados.

Propuesta de iconos

Para hacer los diagramas de organización se proponen una serie de iconos simples, iguales que los que propone Garret. Se basan en cajas y flechas o conectores.

Figura 3: Iconos para realizar diagramas de organización

Para hacer los diagramas de funcionamiento y los diagramas de presentación se proponen otros iconos más trabajados visualmente, con el objetivo de representar el comportamiento interactivo del producto.

Figura 4: Iconos para realizar diagramas de funcionamiento y diagramas de presentación

Propuesta de diagramas

Los diagramas de organización consisten en la representación de los grupos organizados, y de los elementos básicos que contienen, siendo el diagrama básico para entender la estructura general del producto.

Figura 5: Diagrama de organización

El diagrama de funcionamiento es la representación de las estructuras con los flujos de navegación. Este diagrama tiene un nivel de acabado superior al anterior y complementa al mismo. Debe ser el que muestre los niveles de navegación así como los tipos de navegación en el producto.

Figura 6: Diagrama de funcionamiento

El diagrama de presentación es el que debe mostrar las formas de organización visual de los contenidos en las páginas principales, por ejemplo: la página inicial, las páginas interiores, páginas de productos, etc. Este diagrama no pretende representar el diseño gráfico o diseño visual en detalle, sino especificar el esqueleto organizativo de la interfaz.

Figura 7: Diagrama de presentación

Conclusiones

Los diagramas son mecanismos esenciales en la arquitectura de información de sitios web, libros electrónicos, sistema de información, etc.

Esta técnica alivia el coste de producción, al ser más fácil y económico rectificar un diseño sobre el “papel” que sobre el producto implementado.

Aunque existen formas de diagramación desarrolladas por diversos autores, la propuesta de nuevas formas complementa las anteriores y contribuye a la creación de formas futuras.

Dos versiones de la propuesta de iconos:

• Microsoft Visio: elrodri.vss [115 kb]
• Adobe Ilustrator: elrodri.ai [34 Kb]

Bibliografía

Brown, Dan. Representing data in Wireframes. Disponible en:
http://www.greenonions.com/portfolio/dbrown_ia2005_wireframes.pdf (consultado: mayo 2006)

Brown, Dan. The Visual Vocabulary Three Years Later: An Interview with Jesse James Garrett. Disponible en:
http://www.boxesandarrows.com/view/… (consultado: diciembre 2005)

Brown, Dan. Where the Wireframes Are: Special Deliverable #3. Disponible en:
http://www.boxesandarrows.com/view/where_the_wireframes_are_special_deliverable_3(consultado: enero 2006)

Garret, Jesse James. A visual vocabulary for describing information architecture and interaction design. (enero 2001). Disponible en: http://www.jjg.net/ia/visvocab/ (consultado: febrero 2005)

Garret, Jesse James. Un vocabulario visual para describir arquitectura de información y diseño de interacción. Traducción: Javier Velasco (marzo 2002). Disponible en:
http://www.jjg.net/ia/visvocab/spanish.html (consultado: abril 2005)

Océano Grupo Editorial. Enciclopedia didáctica de computación. Madrid: Océano Grupo Editorial, 1998

Olsen, Henrik. Visio – the interaction designer’s nail gun. How to use Visio for rapid prototyping. Disponible en:
http://www.guuui.com/issues/02_03_02.php (consultado: junio 2007)

Ronda León, Rodrigo. Productos electrónicos: principios y pautas. Editorial Félix Varela, La Habana, 2005

Rosenfeld, Louis & Morville, Peter. Information architecture for the World Wide Web. O’Reilly & Associates. 1998.

Scott, Bill. Storyboarding Rich Internet Applications with Visio. Disponible en:
http://www.boxesandarrows.com/view/storyboarding_rich_internet_applications_with_visio. (consultado: enero 2007)

Zinder, Carolyn. Paper prototyping. The fast end easy way to design and refine user interfaces. Morgan Kaufman, 1ra edición, abril 2003.

Wodtke, Christina. Information architecture, blueprints for the web. New Riders, octubre 2002.

Colaboraciones

Diseñador de la iconografía:
Irelio Alonso Torres [irelio1@yahoo.com]

Especialistas consultados:
Keilyn Rodríguez [keilyn@infomed.sld.cu] (Cuba) http://www.infomed.sld.cu
Jorge Barahona [jbarahona@ayerviernes.com] (Chile) http://www.ayerviernes.com

Tomado de http://www.nosolousabilidad.com/articulos/diagramacion.htm

El evento en mención, realizado el pasado 4 de Junio el presente año, tuvo como tema principal las funciones que podría desempeñar y que desempeña actualmente la Web 2.0 dentro de las acciones y participaciones que se realizan en el Gobierno Colombiano y en otros para recojer experiencias y conocimientos en dicho tema; fue como una rápida contextualización actual del uso de la Web 2.0 en actividades gubernamentales guiadas a las distribución y acceso a servicios del Gobierno.

El Gobierno 2.0 CampColombia2010 se basó en el concepto de BarCamp (es una red internacional de desconferencias donde los organizadores son los mismos participantes) en la que sus participantes actúan de manera más activa y participativa, identificando a estos eventos por su creatividad e innovación.

Son eventos informales que han logrado tener bastante acogida por ser menos estrictos y rígidos en tiempos y temática. Tal vez por esta razón, se han ido enfocando en temas más específicos y profesionales logrando obtener resultados de mejor calidad a precios más reducidos.

A partir del evento se obtuvieron diferentes afirmaciones válidas para el uso de la Web 2.0 en la participación ciudadana, pues se convierte en un medio social bastante robusto para ejercer la ciudadanía debido a su facilidad de uso y efectividad en la trasmisión de mensajes. Se observó detenidamente el tema de la función e impacto que tuvieron las redes sociales en el desarrollo de las campañas electorales de la Presidencia de la República de Colombia, reconociendo las experiencias del Partido Verde y su candidato presidencial Antanas Mockus logrando cifras inesperadas, en donde “la gente se comprometió con las elecciones por medio de las redes sociales”.

Dentro de las diferentes afirmaciones y frases, me gustó la expresada por María Isabel Mejía (Gerente General de Gobierno en Línea de Colombia): “El Gobierno 2.0 es del ciudadano y para el ciudadano”. Esta afirmación es netamente perteneciente a una posición 2.0, pues el ciudadano se convierte en un productor y consumidor de información gubernamental para ejercer su función civil en el Gobierno, pero por un medio digital.

También hay que reconocer la responsabilidad de las personas y empresas con acceso a las herramientas 2.0, pues somos los que tenemos acceso a la información, además de la posibilidad para participar activamente en las decisiones del Gobierno. Así es que, si nos encontramos en un país con gran cantidad de problemas causados fundamentalmente por la falta de información, podemos hacer propuestas y ejecutar ideas en la población colombiana para reducir, primero, las brechas informacionales y, segundo, las tecnológicas.

Por último, un tema de interés fue la dignidad y reputación que las personas deben mantener y por las cuales luchar, pues en lo digital cualquier persona debe pensar y actuar igual que en lo real, pues sus responsabilidades son las mismas. Se llegó al tema, porque muchas personas asumen que al no tener a una persona al frente físicamente puede hablar y decir cosas al azar sin pensar en la integridad del otro. La reputación en lo digital es la misma que se tiene en lo real, por esto la imagen sigue teniendo una importancia vital en las acciones que se ejecutan digitalmente.

El Gobierno 2.0 CampColombia2010 fue apoyado por el Ministerio de Tecnologías de la Información y la  Comunicación de Colombia, Gobierno en Línea, Colombia es Pasión, Alcaldía Mayor de Bogotá D.C., Microsoft, Colombia Digital, Universidad Externado de Colombia e Intellekt.

El sitio web del evento es: http://www.gob20.com.co/
El hashtag oficial en twitter fue: #govcampcolombia

VS

Dentro del contexto de los Sistemas de Gestión de Documentos (SGD) de Código Abierto, hay dos opciones principales para escojer: Alfresco y Knowledge Tree (KT). Otros sistemas que funcionan para la gestión de contenidos, como Plone y Drupal, a menudo se confieren como SGD, pero a pesar de que son buenos para la gestión de sitios web no están diseñados para ser un SGD Empresarial.
La primer razón de un SGD sobre un recurso compartido de archivos, es el de mejorar el intercambio y auditoría de los documentos de la empresa. Para ésto, están las siguientes consideraciones:
- Métodos para la fácil organización y almacenamiento de los documentos
- Seguridad y protección
- Posibilidad de agregar metadatos
- Opción para buscar dentro de los documentos
- Control de versiones y seguimiento de las transacciones
- Sistema de flujo de trabajo de los documentos

Tanto Alfresco como KT ofrecen todas las funciones anteriormente mencionadas dependiendo de sus características fundamentales, tanto para el software de código abierto (SCA) como para sus paquetes comerciales. El segundo aspecto importante a mencionar en una aplicación nueva de negocios es:
- Fácil mantenimiento
- Fácil manejo para los usuarios

Existen otros aspectos, pero no de profundidad como los ya mencionados. Ésta reseña sobre la práctica de gestión de documentos no es muy detallada. Por el momento, son simples impresiones de la instalación y modelación de prácticas empresariales futuras.

Tanto Alfresco como KT ofrecen todas las funcionalidades principales requeridas para que funcionen correctamente como un DMS Empresarial. Los dos tienen los conceptos incluídos de usuarios, grupos y roles; KT también ofrece la opción de unidades. El acceso de documentos y usuarios puede ser administrado con una escala de simple a complejo de opciones de protección. Las opciones de los metadatos y búsqueda global interna de documentos están también disponibles; en las versiones de KT éstas opciones vienen por defecto, y en Alfresco pueden ser añadidas fácilmente. Finalmente, los dos DMS tienen sistemas de flujos de trabajo robustos.

BENEFICIOS E INCONVENIENTES

ALFRESCO

Beneficios:

1. Java basado en un servidor CIFS (Common Internet File System)
2. Documentos Symlinks
3. Previsualizaciones
4. Funcionalidades de Powerflow y flujos de trabajo
5. Set de traducción de lenguajes
6. Métodos de conversión de documentos internos usando aspectos

Inconvenientes

1. Falta de documentación clara y actualizada
2. Múltiples archivos XML en varias ubicaciones para el proceso de configuración
3. La fijación de precios no es abierta
4. La instalación es muy complicada
5. El mantenimiento a largo plazo de la instalación del SCA puede ser una preocupación

KNOWLEDGE TREE

Beneficios

1. Facilidad de instalación – 10 minutos
2. Fácil configuración y mantenimiento
3. Está muy bien documentado
4. Fundamentos bien establecidos
5. Parece tener una comunidad fuerte

Inconvenientes

1. Escalabilidad
2. Interfaz de usuario puede ser más usable
3. Traducciones adicionales proporcionadas por la comunidad y podrían estar fuera de fecha
4. El acceso Webdav no es ideal, requiere de la compra de la versión comercial de la herramienta propietaria KTexplorer

Teniendo la anterior descripción de éstos SGD Empresariales, se intentarán comparar desde tres puntos: Java vs PHP, CIFS vs KTexplorer y otras características relevantes.

JAVA vs PHP

Una aplicación Java suele ser considerada naturalemente más escalable que una aplicación PHP. No sólo en la profundidad percibida de las opciones de clustering, pero con factores básicos como lidiar con archivos de gran tamaño. Mientras que el clustering es algo que no se considera acá, Alfresco sí tiene opciones de cluster en la versión comercial. También es posible usar los balances de carga a escala tanto en Alfresco como en KT. Aún más importante para la escalabilidad de un DMS es trabajar con archivos de gran tamaño. Tanto Alfresco como KT funcionan bien – de hecho con PHP a un lado, pude subir un PDF de 100 MB a KT vía web y KTexplorer interface.

El otro aspecto de una aplicación PHP vs Java es el mantenimeinto. Por experiencia de sysadmin con una buena documentación, al parecer en ninguna éste factor es un inconveniente. Mientras con un Servidor de Aplicaciones Java (Java Application Servers – JAS) puede requerir más tiempo en la gestión que el sistema LAMP (Linux, Apache, MySQL y Perl, PHP o Python) similar, los sistemas JAS funcionan bien – un ejemplo clásico para mostrar las dos versiones tanto comercial como comunitaria es Zimbra. La falta de buena documentación puede acabar con el mantenimeinto.

En este caso, éste es un punto importante de consideración.

Para Alfresco la primera parte de instalación en el disco de la versión de código abierto es sencilla. La versión comercial requiere una interfaz de usuario X,  entonces no pude probar la versión de evaluación de mi dominio Xen. El siguiente paso es más complicado, pues la documentación no es clara y fragmentada, en donde se necesita a google y Foros para obtener el mejor resultado. Los problemas que enfrenté fueron: averiguar cómo cambiar la URL, tratando con keytool o usando apache para obtener SSL, corriendo los puertos que al parecer era parte del nuevo sistema WCM pero no había forma de apagarlos o enlazarlos, y además no es claro el proceso de creación de Active Directories como proveedor de autenticación. De hecho, la documentación de libre acceso era pobre.

El inconveniente de mayor complicación fue el cambio de la base de datos del HSQL embebida a MySQL.

Empezando con la instalación básica de la versión SCA, por un par de días leí documentación en wikis y foros controlados construyendo una lista de práticas, así que pude correr el sistema de la forma que quería – con el servidor CIFS y el proxy de Apache incluídos. El siguiente paso fue mover a MySQL. Cabe aclarar que tanto en Alfresco como en KT la base de datos es usada para los índices y la información de la aplicación, y los archivos de documentos son almacenados en el sistema de archivos.

Siguiendo el archivo README.mysql, se cambia el xml db config desde el HSQL hacia el driver de MySQL. Después de ésto, Alfresco reinicia roto/caído. Y ya no hay solución.
Posteriormente, al hacer otro intento de reinstalación del Alfresco, antes de comenzarlo se cambió la config así que arranco en MySQL en lugar de HSQL y ésta vez sí funcionó.

Alfresco viene por defecto con HSQL en la versión SCA, y recomienda que MySQL se utilice en producción. Al parecer la versión comercial de Alfresco viene configurado con MySQL. Independientemente de cómo la versión comercial funcione, la versión SCA presenta ciertos inconvenientes. La pregunta que se genera viene de la confiabilidad del sistema: ¿Qué pasa si necesito hacer algo especial? Casos especiales son bastantes en éste entorno, y si no hay documentación para satisfacerlas generan muchos problemas de implementación.

“No matter how good or stable a application – if you can’t read it, you can’t fix it” –> No importa que tan buena o estable una aplicación sea – si no la puedes leer, no la puedes arreglar.

A diferencia, KT instala el sistema completo LAMP en el disco. Toma únicamente diez minutos de llegar de la descarga al sistema corriendo – incluyendo el tiempo de respuesta algunas preguntas acerca de los valores predeterminados del sistema. La aplicación principal del sistema config.ini está muy bien documentada y fácil de leer, y toda la configuración de nivel de la aplicación estaba bien dentro de la interfaz web. Hasta los Active Directories son fáciles. En una hora aproximadamente se tiene un sistema básico corriendo con un par de usuarios.

CIFS vs KTexplorer

Alfresco tiene dentro de su arquitectura un servidor CIFS construido en Java derivado de jlan. Funciona bien, es fácil de configurar y tiene un método inteligente que le permite la autocreación de la carpeta a las URL’s de la Web y accesos directos de “chekin / Out.exe” en el sistema de archivos de CIFS. Esta es la característica que más vende de Alfresco tanto en la versión SCA como en la comercial.

En el caso de KT versión SCA, es estructurado en PHP basado en acceso webdav. Con el modo seguro desactivado, existe la posibilidad de usar NetDrive, WebDrive o WebFolders para acceder al sistema de KT por medio de un explorador de archivos. No es tan fácil como en Alfresco, a pesar que está bien documentado no tiene una funcionalidad completa.

En la versión comercial de KT está la herramienta KTexplorer (KTE). Carece de algunas características, pero las básicas funcionan bien. Para interactuar con un grupo de archivos de gran tamaño es más fácil de usar que la interfaz web. No es tan fácil como entrar por medio de un sistema CIFS, pero un punto que cabe destacar es que KTE suele ser muy ágil. El acceso a CIFS puede ser lenta en algunos casos. Esto significa que el uso del KTexplorer por encima del sistema CIFS, puede generar mejoras en los diferentes procesos de una empresa.

Acceder a un DMS, ya sea por por medio de CIFS y KTexplorer es un punto de quiebre y decisión importante para escoger ya sea Alfresco o KT, respectivamente.

Uno de los aspectos que hay que tener en cuenta para definirse por uno de los dos software empresariales es la capacitación en el manejo de los diferentes procesos de trabajo. Acceder por medio de un explorar de archivos común puede ser muy fácil para los empleados de una empresa quienes finalmente no van a usar el SGD, y dejarán sus documentos en su carpeta personal. Hacer que éstos empleados usen el SGD puede generar un cambio en los hábitos. Es decir, con Alfresco es más fácil el proceso de capacitación pues el uso de la carpeta personal es posible.

Lo que se busca, es investigar en cómo la cultura documental de la empresa funciona y así tomar una decisión sobre alguno de los SGD.

Características Extra

KT tiene todas las funcionalidad básicas: flujos de trabajo, control de versiones, búsquedas globales dentro de los documentos. Alfresco tiene funciones muy útiles: previsualizaciones, aspecto robusto basado en “control allowing”, autotransformación de documentos, un sistema de gestión de contenidos (web) completo y una Interfaz gráfica mejor establecida.

Traducción y adaptación a cargo de: Iván Valderrama

Fuente: Alfresco vs Knowledge Tree: First Look

Know-what (saber qué). Se refiere al conocimiento acerca de “hechos”. Es cercano a lo que normalmente llamamos “información”. Existen muchas áreas en las cuales los expertos (entre los que se encuentran los abogados y los médicos), deben poseer mucho de este tipo de conocimiento para realizar adecuadamente su trabajo.

Know-why (saber por qué). Se refiere “al conocimiento científico de los principios y leyes de movimiento en la naturaleza, en la mente humana y en la sociedad”. Este tipo de conocimiento ha sido muy importante para el desarrollo tecnológico en ciertas áreas, tales como las industrias química, eléctrica y electrónica. Para acceder a esta clase de conocimiento se requiere frecuentemente del avance de la tecnología y la reducción de la frecuencia de errores en las pruebas de ensayo y error. Según Foray y Lundvall, la producción y reproducción de know- why es llevada a cabo en organizaciones especializadas, ya sea a través del reclutamiento de personal entrenado científicamente o mediante el contacto directo con los laboratorios de las universidades.

Know-how (saber cómo). Se refiere a la habilidad y/o capacidad de hacer algo. Esta puede relacionarse con la producción, pero también con otras actividades en el ámbito económico. Según Foray y Lundvall, no solamente la “gente práctica” necesita poseer estas habilidades.

Know-who (saber quién). Se refiere a la mezcla de diferentes clases de habilidades, incluidas las llamadas habilidades sociales, que permiten tener acceso al experto y usar su conocimiento eficientemente. Saber quién, implica información acerca de quién sabe qué, y quién sabe cómo hacer qué. Según Foray y Lundvall, esta clase de conocimiento es importante en la economía moderna, donde hay una necesidad de acceder a muchas diferentes clases de conocimiento y habilidades que están dispersas debido al gran desarrollo de la división del trabajo entre organizaciones y expertos.

Es importante destacar que, para Foray y Lundvall (1996:21) el dominio de estas cuatro clases de conocimiento tiene lugar a través de diversos canales. Así, mientras que el know-what y el know-why pueden obtenerse a través de lectura de libros, asistiendo a lecciones o accediendo a bases de datos, el dominio del know-how y del know-who se basan principalmente en la experiencia práctica.

El know-how se adquiere esencialmente a través de relaciones del tipo maestro-aprendiz, que se reflejan en la empresa o en el sistema educativo, que conduce a profesiones científicas y técnicas, las cuales implican trabajo de campo o de laboratorio. El know-how también se aprende en una forma madura a través de años de experiencia en la práctica cotidiana, mediante el “aprender-haciendo” (learning-by-doing) y el aprender interactuando (learnig-by-interacting) con colegas.

El know-who se aprende a través de la práctica social y, en ocasiones, a través de la educación especializada. Por ejemplo, las comunidades de ingenieros y de expertos se mantienen unidas mediante relaciones informales, reuniones de alumnos o a través de sociedades profesionales, que facilitan acceso de los participantes al intercambio de información con los colegas.

Tomado de: http://christmo99.wordpress.com/category/gestion-del- conocimiento/

El manejo estructurado y unificado de la información y documentación es una ventaja competitiva y duradera para las organizaciones porque las hace mas eficientes, eficaces y adicionalmente contribuye a construir una visión unificada sobre la empresa, lo que se convierte en Gestión del Conocimiento.

GESTIÓN DEL CONOCIMIENTO A PARTIR DE LA ADMINISTRACION INTEGRAL DE LA INFORMACIÓN Y DOCUMENTACIÓN

El principio que sustenta nuestro modelo es el manejo integral de la información y documentación de la empresa; diseñamos estrategias y tecnologías para que la información se encuentre disponible en las áreas que la requieran.

Veamos un par de ejemplos:

La empresa Metales Nacionales empresa dedicada al diseño, fabricación y producción de piezas metalicas para la industria y la construcción.

Como parte de su operación produce documentación de archivo (contratos, historias laborales, polizas, documentos contables, etc), es información que cualquier empresa produce sin importar su actividad o sector.

Esta empresa también produce documentación técnica sobre especificaciones, materiales, aleaciones, resistencia, etc., (esta documentación es la referente a su Core o nucleo de negocio, donde se alberga el know how o saber hacer de la organización).

Para tomar decisiones el equipo técnico consulta diversas fuentes de información externas  para inspirar, sustentar, mejorar, optimizar y producir la documentación técnica (bases de datos, libros, publicaciones, papers, normas técnicas, etc).

Como se evidencia cada sección de la empresa maneja independientemente su información y documentación. de tal modo que no existe ninguna relación entre un área y la otra.

Si existiera la manera de que el área comercial encargada del servicio postventa y de la atención al cliente transmitiera la información que este le suministra a manera de comentario sobre el producto recibido, los encargados del area de diseño o producción podrian mejorar las características del producto y ganar un valor diferencial frente a la competencia.

Este mismo equipo técnico debe realizar el diseño de un tornillo con unas características específicas de grosor, aleación, densidad de material, peso, etc., para un proyecto determinado. Ya existe un diseño de tales características que fue entregado a otro cliente anteriormente, pero por desconocimiento de este antecedente se repite todo el proceso de diseño que involucra el tiempo de gran parte del equipo; obteniendo el mismo resultado anterior.

En ambas situaciones existe una desintegrada administración de la documentación lo que conlleva a una ineficiente gestión de la organización, a utilizar el tiempo del equipo de trabajo en las mismas actividades obteniendo siempre los mismos resultados y desconociendo la experiencia de la organización, .

Radar Información y Conocimiento formula el modelo de Gestión Integral de la Información para conseguir  Gestión del conocimiento, plantea la implementación modelos y estrategias de trabajo y la implementación de una plataforma tecnológica integrada que varía de acuerdo a las necesidades de la organización.

Ver:  GESTIÓN DE CONOCIMIENTO

Ahora bien, gracias a las tecnologias 2.0 que involucran definitivamente al usuario que se vuelve participe de estos procesos. Piensen por ejemplo en el catalogo comercial de Amazon.com una herramienta que le que facilita la vida al usuario gracias a todas las opciones de recuperación de información que tienen, fotografías de la caratula y con el valor agregado de permitir los comentarios sobre los diferentes libros, CD o DVD, temas y documentos relacionados; piensen en un amazon.com que cumpla con los estándares bibliográficos pero que permita agregar valor por parte del usuario. Imaginen un catalogo bibliográfico donde se tengan referenciadas las citaciones que se hacen en proyectos de grado y tesis de maestria y doctorado como valor agregado del catalogo…

Podría permanecer mucho tiempo dando ideas sobre las mejoras que los usuarios me han sugerido sobre los sistemas, estas son mejoras que nos han solicitado en los proyectos de implementación que hemos realizado.

Lo que sugiero es hacer un estudio de mercado teniendo en cuenta los puntos de vista de ambos grupos de usuarios:

1. Desde los usuarios administradores de los sistemas bibliográficos que son importantes porque verifican el cumplimiento de los estándares (MARC, DUBLIN CORE, metadatos, Z39.50 etc.)
2. Desde el punto de vista de algo los estudiosos denominan la experiencia de trabajo de los usuarios de los sistemas de información definir las expectativas sobre lo que quisieran del sistema, información relevante, etc. y permitir que se sientan participes de la selección del sistema.

Desde mi experiencia recomiendo soluciones de Software Libre (hay cientos de proyectos actualmente en diferentes estados de desarrollo). El dinero que normalmente se invierte en el licenciamiento de uso del software puede invertirse en la personalización y desarrollo de las funcionalidades que cada caso requiere y que responderan adecuadamente a los diferentes grupos de interés.

A manera de conclusión quisiera recordar dichos criterios:

1. Costo total del sistema (incluye costos anuales de mantenimiento, soporte y actualización)
2. Nivel de especialidad de la consulta (nivel de formación de los usuarios en estratégias de recuperación de información)
3. Proyección de crecimiento de la unidad de información en torno a los usuarios, colección y empleados
4. Número de personas que integran el equipo de trabajo de la unidad de información.
5. Incluir o tener en cuenta al usuario final de la información no solo a los administradores y equipo de la unidad de información.

El cumplimiento de los estándares, como MARC, Z 39.50, CEPAL, etc. son indispensables, por lo anterior no es necesario siquiera tenerlos en cuenta un software que no cumpla pues automaticamente se descarta.

El principal inconveniente que veo en la implementación de Winisis es que los servicios bibliotecarios requieren desarrollo es decir, Isis o Isis-MARC son buenos catalogos pero los servicios como circulación – prestamo, adquisiciones o cualquier funcionalidad diferente al catalogo de la colección.

Por su parte SIABUC es un sistema de Gestión integral para bibliotecas pero desafortunadamente no cumple con 100% de formato MARC, lo que a la hora de migrar o exportar la base de datos a otro sistema dificulta la normalización de la información.

Proximamente profundizaremos en otras herramientas.

Agradecería que compartieran sus experiencias con los diferentes sistemas de gestión bibliotecaria.