ALFRESCO VS. KNOWLEDGE TREE – A PRIMERA VISTA
VS 
Dentro del contexto de los Sistemas de Gestión de Documentos (SGD) de Código Abierto, hay dos opciones principales para escojer: Alfresco y Knowledge Tree (KT). Otros sistemas que funcionan para la gestión de contenidos, como Plone y Drupal, a menudo se confieren como SGD, pero a pesar de que son buenos para la gestión de sitios web no están diseñados para ser un SGD Empresarial.
La primer razón de un SGD sobre un recurso compartido de archivos, es el de mejorar el intercambio y auditoría de los documentos de la empresa. Para ésto, están las siguientes consideraciones:
- Métodos para la fácil organización y almacenamiento de los documentos
- Seguridad y protección
- Posibilidad de agregar metadatos
- Opción para buscar dentro de los documentos
- Control de versiones y seguimiento de las transacciones
- Sistema de flujo de trabajo de los documentos
Tanto Alfresco como KT ofrecen todas las funciones anteriormente mencionadas dependiendo de sus características fundamentales, tanto para el software de código abierto (SCA) como para sus paquetes comerciales. El segundo aspecto importante a mencionar en una aplicación nueva de negocios es:
- Fácil mantenimiento
- Fácil manejo para los usuarios
Existen otros aspectos, pero no de profundidad como los ya mencionados. Ésta reseña sobre la práctica de gestión de documentos no es muy detallada. Por el momento, son simples impresiones de la instalación y modelación de prácticas empresariales futuras.
Tanto Alfresco como KT ofrecen todas las funcionalidades principales requeridas para que funcionen correctamente como un DMS Empresarial. Los dos tienen los conceptos incluídos de usuarios, grupos y roles; KT también ofrece la opción de unidades. El acceso de documentos y usuarios puede ser administrado con una escala de simple a complejo de opciones de protección. Las opciones de los metadatos y búsqueda global interna de documentos están también disponibles; en las versiones de KT éstas opciones vienen por defecto, y en Alfresco pueden ser añadidas fácilmente. Finalmente, los dos DMS tienen sistemas de flujos de trabajo robustos.
BENEFICIOS E INCONVENIENTES
ALFRESCO
Beneficios:
- Java basado en un servidor CIFS (Common Internet File System)
- Documentos Symlinks
- Previsualizaciones
- Funcionalidades de Powerflow y flujos de trabajo
- Set de traducción de lenguajes
- Métodos de conversión de documentos internos usando aspectos
Inconvenientes
- Falta de documentación clara y actualizada
- Múltiples archivos XML en varias ubicaciones para el proceso de configuración
- La fijación de precios no es abierta
- La instalación es muy complicada
- El mantenimiento a largo plazo de la instalación del SCA puede ser una preocupación
KNOWLEDGE TREE
Beneficios
- Facilidad de instalación – 10 minutos
- Fácil configuración y mantenimiento
- Está muy bien documentado
- Fundamentos bien establecidos
- Parece tener una comunidad fuerte
Inconvenientes
- Escalabilidad
- Interfaz de usuario puede ser más usable
- Traducciones adicionales proporcionadas por la comunidad y podrían estar fuera de fecha
- El acceso Webdav no es ideal, requiere de la compra de la versión comercial de la herramienta propietaria KTexplorer
Teniendo la anterior descripción de éstos SGD Empresariales, se intentarán comparar desde tres puntos: Java vs PHP, CIFS vs KTexplorer y otras características relevantes.
JAVA vs PHP
Una aplicación Java suele ser considerada naturalemente más escalable que una aplicación PHP. No sólo en la profundidad percibida de las opciones de clustering, pero con factores básicos como lidiar con archivos de gran tamaño. Mientras que el clustering es algo que no se considera acá, Alfresco sí tiene opciones de cluster en la versión comercial. También es posible usar los balances de carga a escala tanto en Alfresco como en KT. Aún más importante para la escalabilidad de un DMS es trabajar con archivos de gran tamaño. Tanto Alfresco como KT funcionan bien – de hecho con PHP a un lado, pude subir un PDF de 100 MB a KT vía web y KTexplorer interface.
El otro aspecto de una aplicación PHP vs Java es el mantenimeinto. Por experiencia de sysadmin con una buena documentación, al parecer en ninguna éste factor es un inconveniente. Mientras con un Servidor de Aplicaciones Java (Java Application Servers – JAS) puede requerir más tiempo en la gestión que el sistema LAMP (Linux, Apache, MySQL y Perl, PHP o Python) similar, los sistemas JAS funcionan bien – un ejemplo clásico para mostrar las dos versiones tanto comercial como comunitaria es Zimbra. La falta de buena documentación puede acabar con el mantenimeinto.
En este caso, éste es un punto importante de consideración.
Para Alfresco la primera parte de instalación en el disco de la versión de código abierto es sencilla. La versión comercial requiere una interfaz de usuario X, entonces no pude probar la versión de evaluación de mi dominio Xen. El siguiente paso es más complicado, pues la documentación no es clara y fragmentada, en donde se necesita a google y Foros para obtener el mejor resultado. Los problemas que enfrenté fueron: averiguar cómo cambiar la URL, tratando con keytool o usando apache para obtener SSL, corriendo los puertos que al parecer era parte del nuevo sistema WCM pero no había forma de apagarlos o enlazarlos, y además no es claro el proceso de creación de Active Directories como proveedor de autenticación. De hecho, la documentación de libre acceso era pobre.
El inconveniente de mayor complicación fue el cambio de la base de datos del HSQL embebida a MySQL.
Empezando con la instalación básica de la versión SCA, por un par de días leí documentación en wikis y foros controlados construyendo una lista de práticas, así que pude correr el sistema de la forma que quería – con el servidor CIFS y el proxy de Apache incluídos. El siguiente paso fue mover a MySQL. Cabe aclarar que tanto en Alfresco como en KT la base de datos es usada para los índices y la información de la aplicación, y los archivos de documentos son almacenados en el sistema de archivos.
Siguiendo el archivo README.mysql, se cambia el xml db config desde el HSQL hacia el driver de MySQL. Después de ésto, Alfresco reinicia roto/caído. Y ya no hay solución.
Posteriormente, al hacer otro intento de reinstalación del Alfresco, antes de comenzarlo se cambió la config así que arranco en MySQL en lugar de HSQL y ésta vez sí funcionó.
Alfresco viene por defecto con HSQL en la versión SCA, y recomienda que MySQL se utilice en producción. Al parecer la versión comercial de Alfresco viene configurado con MySQL. Independientemente de cómo la versión comercial funcione, la versión SCA presenta ciertos inconvenientes. La pregunta que se genera viene de la confiabilidad del sistema: ¿Qué pasa si necesito hacer algo especial? Casos especiales son bastantes en éste entorno, y si no hay documentación para satisfacerlas generan muchos problemas de implementación.
“No matter how good or stable a application – if you can’t read it, you can’t fix it” –> No importa que tan buena o estable una aplicación sea – si no la puedes leer, no la puedes arreglar.
A diferencia, KT instala el sistema completo LAMP en el disco. Toma únicamente diez minutos de llegar de la descarga al sistema corriendo – incluyendo el tiempo de respuesta algunas preguntas acerca de los valores predeterminados del sistema. La aplicación principal del sistema config.ini está muy bien documentada y fácil de leer, y toda la configuración de nivel de la aplicación estaba bien dentro de la interfaz web. Hasta los Active Directories son fáciles. En una hora aproximadamente se tiene un sistema básico corriendo con un par de usuarios.
CIFS vs KTexplorer
Alfresco tiene dentro de su arquitectura un servidor CIFS construido en Java derivado de jlan. Funciona bien, es fácil de configurar y tiene un método inteligente que le permite la autocreación de la carpeta a las URL’s de la Web y accesos directos de “chekin / Out.exe” en el sistema de archivos de CIFS. Esta es la característica que más vende de Alfresco tanto en la versión SCA como en la comercial.
En el caso de KT versión SCA, es estructurado en PHP basado en acceso webdav. Con el modo seguro desactivado, existe la posibilidad de usar NetDrive, WebDrive o WebFolders para acceder al sistema de KT por medio de un explorador de archivos. No es tan fácil como en Alfresco, a pesar que está bien documentado no tiene una funcionalidad completa.
En la versión comercial de KT está la herramienta KTexplorer (KTE). Carece de algunas características, pero las básicas funcionan bien. Para interactuar con un grupo de archivos de gran tamaño es más fácil de usar que la interfaz web. No es tan fácil como entrar por medio de un sistema CIFS, pero un punto que cabe destacar es que KTE suele ser muy ágil. El acceso a CIFS puede ser lenta en algunos casos. Esto significa que el uso del KTexplorer por encima del sistema CIFS, puede generar mejoras en los diferentes procesos de una empresa.
Acceder a un DMS, ya sea por por medio de CIFS y KTexplorer es un punto de quiebre y decisión importante para escoger ya sea Alfresco o KT, respectivamente.
Uno de los aspectos que hay que tener en cuenta para definirse por uno de los dos software empresariales es la capacitación en el manejo de los diferentes procesos de trabajo. Acceder por medio de un explorar de archivos común puede ser muy fácil para los empleados de una empresa quienes finalmente no van a usar el SGD, y dejarán sus documentos en su carpeta personal. Hacer que éstos empleados usen el SGD puede generar un cambio en los hábitos. Es decir, con Alfresco es más fácil el proceso de capacitación pues el uso de la carpeta personal es posible.
Lo que se busca, es investigar en cómo la cultura documental de la empresa funciona y así tomar una decisión sobre alguno de los SGD.
Características Extra
KT tiene todas las funcionalidad básicas: flujos de trabajo, control de versiones, búsquedas globales dentro de los documentos. Alfresco tiene funciones muy útiles: previsualizaciones, aspecto robusto basado en “control allowing”, autotransformación de documentos, un sistema de gestión de contenidos (web) completo y una Interfaz gráfica mejor establecida.
Traducción y adaptación a cargo de: Iván Valderrama
